안녕하세요 여러분, 지식마블입니다.
지난 강의에 이어서 계속 성공적인 미팅을 위한 가이드라인 설명드리겠습니다.
If you are running the meeting you could also print out an agenda for people in case they don't have one.
여러분들이 미팅을 주관한다면, 사람들이 아젠다를 가지고 오지 않을 경우를 대비하여, 아젠다를 출력하는 할 수도 있을 겁니다.
If you want to save paper, project it on a screen if one is available.
종이를 절약하고 싶다면, 빔 프로젝트 사용이 가능하다면, 화면에 쏘면 됩니다.
To help participants be prepared for a meeting, it should be clear what each item on the agenda means.
참석자들이 미팅을 준비하도록 돕기 위해, 아젠다의 각 항목들이 의미하는 바를 명확히 해두면 좋을 겁니다.
For example, an item with just the phrase Next Year's Budget, doesn't give you a lot of information about what you'll be required to do.
예를 들어, 내년도 예산이라는 항목은 어떤 것을 하도록 원하는지 많은 정보를 주진 않죠.
For example Vote on Approval of Next Year's Budget tells you that you will decide what will be in the budget.
예를 들어, 내년도 예산 승인에 대한 표결 건이라고 하면, 이건 예산에 대해 결정해야 할 것이라는 걸 상대방에게 알려줍니다.
This means you should know what is in the budget before coming to the meeting,
that you should be prepared to ask questions and give your opinion.
And that you will be asked to vote.
즉, 회의 오기 전에 예산에 대해서 알아야 한다는 것과 질문거리와 내놓을 의견을 준비해야 한다는 것과 그리고 투표해야 한다는 것을 말해줍니다.
The second most important guideline is that the meeting should be well run, and
often that is the responsibility of the chair, or leader, or team leader.
두 번째로 가장 중요한 가이드라인은 미팅이 잘 진행되어야 한다는 것과 회의 진행자의 책임입니다.
The meeting should start on time.
미팅은 정시에 시작되는 게 좋습니다.
It's okay to have a little small talk before starting.
But the chair should make sure that it doesn't go on for more than just a few minutes.
회의 시작 전에 약간의 잡담 나누는 것은 괜찮습니다.
그러나, 회의 진행자는 그 잡담이 몇분 내로 끝나도록 할 필요가 있습니다.
The meeting should also finish on time or better several minutes before.
회의는 또한 정시에 끝나거나 몇 분 일찍 끝내는 게 좋습니다.
The chair might postpone the discussion of any remaining items to the next meeting if you run out of time.
만약 시간이 지체가 되었다면, 회의 진행자는 남겨진 항목을 다음 미팅에서 토론하도록 연기할 수도 있습니다.
In fact, when planning a meeting, it is better to ask ourselves the question,
how much time will we need to reach the objective, instead of,
how many things can we discuss in the time that we have?
사실, 미팅을 기획할 때, 스스로, 주어진 시간 내에 얼마나 많은 것들을 토론할 수 있을까라는 질문보다는 목적을 달성하기 위해 얼마나 많은 시간이 필요할까 라는 질문을 스스로 하는 게 더 좋습니다.
Another important role of the chair or leader is to make sure everyone has an opportunity to speak.
회의 진행자의 다른 중요한 역할은 모든 사람이 발언할 수 있는 기회를 보장하는 것인데요,
That one person doesn't talk all the time and that the discussion stays on topic, meaning people don't start talking about things not related to the topic of the meeting.
한 사람이 회의 시간 내내 혼자 말하지 않도록 한다던지, 토론이 주제에 맞게 이루어지게 한다던지, 즉 사람들이 회의 주제와 상관없는 것들에 대해 얘기를 꺼내지 않게 한다는 것인데요.
This can be a little difficult and you'll find out more about this when we focus on leading meetings in the next lecture.
이렇게 한다는 조금 어렵긴 하지만, 다음강의에서 미팅을 이끄는 것에 대해 초점을 맞출 건데, 이 때 더 자세히 말씀드리겠습니다.
Another important guideline is to think about when and where a meeting will be held.
또다른 중요한 가이드라인은 미팅이 열릴 시기와 장소에 대해 생각하는 것입니다.
For example, scheduling a meeting late on a Friday afternoon is maybe not the best idea.
예를 들어, 금요일 오후 늦게 미팅 일정을 잡는 건 좋은 생각이 아니겠죠.
A cold or noisy meeting room would make it uncomfortable or difficult for people to participate successfully.
춥거나 시끄러운 회의실은 사람들이 성공적으로 참여하는 것을 불편하거나 어렵게 만들 수 있습니다.
Deciding to have a brain storming meeting at a local restaurant wouldn't be a good idea either because ordering food and eating could be distracting.
식당에서 브레인스토밍회의를 갖기로 결정하는 것 또한 좋은 생각이 아니죠. 음식 주문하고 먹느라 방해될 테니 말이죠.
Meetings are so common and frankly, many people find them so boring that some organizations are trying to be more creative about the location of meetings.
회의가 너무 평범하고 솔직히 많은 사람들이 이 회의가 너무 지루하다는 것을 알아서, 몇몇 조직에서는 회의 장소를 좀 더 창의적인 곳에서 하려고 노력하고 있습니다.
A recent interesting idea is to hold meetings outside while walking.
최근에 흥미로운 아이디어는 바깥에서 걸으면서 회의를 갖는 거였습니다.
When the meeting is over, a summary or the minutes of the discussion, including any decisions that were made and any action items, should be sent to all participants as soon as possible.
회의가 끝나면, 결정된 사항이나 액션아이템을 포함한, 논의된 내용에 대한 요약본 또는 회의록은 가능한 한 빨리 모든 참석자들에게 보내주어야 합니다.
This reminds people what the meeting achieved.
이렇게 하는 게 미팅 때 성취된 사항들을 되새기게 합니다.
Finally, when we are meetings with people who are from different cultures and who speak different languages, we should always be considerate of those differences and do our best to make the other participants feel comfortable participating in and speaking in English.
마지막으로, 서로 다른 문화와 다른 언어를 사용하는 사람들과 미팅할 때는, 이러한 차이점들이 대해 항상 고려하여 사람들이 참석하여 영어로 말하는 걸 편하게 느끼도록 최선을 다해야 합니다.
So here's what we've done so far.
지금까지 앞선 1~3강의까지 말씀드린 부분들에 대해서 정리해보자면,
We've learned some useful vocabulary to talk about meetings,
미팅 시 사용하는 몇가지 유용한 용어들에 대해 살펴보았구요,
we know the different types of meetings, which are related to the purpose of the meeting,
미팅 목적과 관련한 미팅의 여러가지 유형에 대해서도 살펴보았구요,
and finally we've learned useful guidelines to make meetings successful.
그리고 마지막으로 성공저적인 미팅을 위한 유용한 가이드라인들에 대해 함께 배워보았습니다.
In next lesson, we'll continue our introduction to meetings by looking at how to organize a meeting and write an agenda.
자 그럼 다음 강의에서는, 미팅을 구성하는 방법과 아젠다를 작성하는 방법에 대해서 계속 설명드리겠습니다.
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그럼 다음 강의에서 봐요~ 빠이~!