Welcome back.
여러분 안녕하세요 지식마블입니다.
In this lesson, we are going to looking at how to organize a meeting and write an agenda.
이번 강의에서, 미팅 구성하고 아젠다 작성하는 법을 살펴보겠습니다.
By the end of this lesson you'll be able to write an agenda and identify what to include in an email setting up a
meeting.
저와 함께 이 동영상 마치고 나면, 여러분들은 아젠다 작성하는 것과 회의 수립 시 이메일에 어떤 내용이
들어가야 하는지를 아실 수 있을 겁니다.
Have you ever had to set up a meeting?
여러분들은 회의 준비 해보신 적 있으신가요?
How was it?
어떠셨나요?
Did you like having to do it?
준비하는 거 좋으셨나요?
Actually, I think a lot of people don't really look forward to organizing meetings.
사실, 많은 사람들이 회의 준비하는 걸 바라고 있다고는 생각하지 않는데요,
Probably the main reason is that we have to try and find a time when everybody is available to meet and that is
often the most difficult part.
아마도, 주된 이유는 사람들이 모두 가능한 시간을 찾아야 하기 때문이 아닐까 싶은데요, 종종 이 시간 잡는 게
가장 어려운 부분이기도 합니다.
But, once we've agreed on a time, we can just follow some guidelines to make sure that people come to the
meeting prepared and ready to participate.
하지만, 한번 시간을 잡아놓으면, 사람들이 회의 참석할 때 준비되어 오게끔 할 수 있는 몇가지 가이드라인을
따를 수 있습니다.
So, let's talk about what we need to do.
그럼, 어떤 게 필요한지 같이 알아보겠습니다.
First, let's take an example from a company.
먼저, 회사에서의 한 사례를 살펴보죠.
James is the Chief Marketing Officer at Ranier Chocolates.
He calls Eric, a member of his team and leaves a voicemail.
제임스는 래이니어 초콜롯의 최고 마케팅 관리자인데, 팀원중 한명인 에릭에게 전화를 걸어 음성메일을 남깁니다.
James wants Eric to arrange a meeting.
제임스는 에릭이 미팅을 잡기를 원합니다.
What does Eric need to do?
에릭은 무엇을 해야 할까요?
Listen to the message for details about when, what and who.
시기, 안건, 대상에 대한 상세 메시지를 들어보시죠.
>> Hey Erik.
하이 에릭
James here.
제임스입니다.
I just wanted to let you know that I'm going to be out of the office for about ten days and wanted to ask if you
could organize a team meeting for the first week of next month.
열흘동안 사무실을 제가 비우는데요, 다음달 첫 주에 팀 미팅을 잡아주세요.
As well as our regular updates I'd like us to discuss the remodel of the Seoul store.
정기 업데이트 내용 뿐 아니라, 서울 스토어의 리모델에 대하여 논의했으면 좋겠습니다.
We need to give input on which design we prefer.
어떤 디자인을 우리가 선호하는지 알려줄 필요가 있습니다.
I'd also like us to decide if we need more money in our budget, so it would be good if you could invite Lauren to
join us too.
그리고 또 예산 상 더 많은 돈이 필요한지도 결정하길 원하는데요, 그래서 우리 회의 때 로렌을 초대하면 좋을
것 같습니다.
Thanks and let me know if you have any questions.
질문있으면 알려주시구요 감사합니다.
You can call me on my cell.
제 휴대폰으로 전화주시면 되구요
See you in two weeks.
2 주 뒤에 봐요.
>> So Eric has to organize a team meeting for next month.
그래서, 에릭은 다음달 팀 미팅을 잡아야 합니다.
They will have short updates and then discussions about the remodel of the Seoul store and the budget.
Lauren will also be invited.
팀원들은 짧은 업데이트 사항을 나누고, 이후 서울 스토어 리모델링과 예산에 대해 논의할 겁니다.
Now let's talk about what he needs to do to set up the meeting.
이제, 미팅을 잡기 위해 에릭이 해야 하는 것에 대해 살펴보겠습니다.
First, we need to know what kind of meeting it is, and what the purpose is.
먼저, 어떤 종류의 미팅이며, 그 목적은 무엇인지 알 필요가 있습니다.
Then we should decide who the attendees, or participants, are.
그런 다음, 참석자가 누군지 결정해야 합니다.
In addition to the members of the team, James also told Eric to invite Lauren.
팀원들에게는 추가로, 제임스는 에릭에게 로렌도 초대하라고 말했죠.
So, the next step is to find a date and time for the meeting.
그래서, 다음 단계는 회의 날짜와 시간을 찾는 것입니다.
In some organizations, meetings are often set up through scheduling software such as Google Calendar Microsoft
Outlook.
몇몇 조직에서는, 구글 캘린더, 마이크로소프트의 아웃룩과 같은 스케줄링 소프트웨어를 통해 종종 회의를
잡기도 합니다.
Employees are required to post their schedules on a calendar so that the organizer of a meeting can easily see
when people are available.
미팅주최자가 언제 사람들이 가능한지 쉽게 보게 하기 위해 달력에 직원들 스케줄을 적도록 요구됩니다.
But sometimes this might not be possible.
하지만 때로는 이런게 불가능할수도 있습니다.
Some people might not be good keeping the schedule up to date.
몇몇 사람들은 최신일정을 달력에 기록하는 거를 잘못하기도 합니다.
And if you're inviting someone from outside the organisation or team, they might not use the same software.
그리고 회사사람이나 팀이 아닌 외부사람을 초대한다면, 같은 소프트웨어를 사용하지 않을 수도 있죠.
In our example Eric is going to try to find a time without using software.
우리의 예시에선, 에릭은 소프트웨어 사용없이 시간을 정하려고 노력할 겁니다.
He's going to send an email.
에릭은 이메일을 보낼 겁니다.
Read the email that he sends.
에릭이 보낸 메일을 읽어보시죠.
What do you notice that was good about his email?
에릭의 이메일에서 좋은 점을 발견했나요?
When you're finished, continue with the lesson and we will look at how to organize the email and what language
to use.
다 읽으시면, 플레이버튼을 누리시고 이메일 작성법과 어떤 언어를 사용해야 하는지 함께 살펴보시죠.
[이메일 예시]
You probably noticed several good things about the email.
여러분들은 아마도 이 이메일에 대한 여러 좋은 점들을 발견하셨을텐데요,
So let's look at the organization and language in more detail.
그러면 조직 및 언어에 대해 더 자세히 살펴보도록 하죠.
First, the subject line is clear, scheduling next month's team meeting.
먼저, 제목이 명확합니다. 다음날 팀미팅 일정이라고 말하고 있네요.
a subject line should be a noun phrase, that tell's the reader what the email will be about.
메일 제목은 이 이메일이 무엇에 대한 것인지 메일을 읽는 사람에게 말해주는 명사절인 것이 좋습니다.
Next, there's an appropriate greeting for an email to a group of people.
다음은, 메일 수신받는 사람들에게 적절한 인사를 하고 있네요.
Hi Everyone, is informal because most of the people that Eric is inviting work together in the same team.
‘안녕하세요 여러분’ 은 비공식인데, 이는 에릭이 초대하는 사람들 대부분이 한팀에서 함께 일하기 때문입니다.
We could also use, Team:.
‘안녕하세요 여러분’ 대신에, 그냥 간단한게 ‘팀 여러분‘ 이렇게 사용할 수도 있습니다.
Also, we can just begin an email without a greeting.
또한 그냥 인사말 없이 메일을 시작할 수도 있습니다.
The purpose of the email is then in the first line.
메일의 목적이 첫번째 줄에 나옵니다.
외국인에게 메일을 보낼 때에는 쓸 때없는 서론 건너뛰시고, 결론부터 말하기, 다루고자 하는 주제부터 말하시길
바랍니다.
Here are some examples of how we can do this.
우리가 이것을 사용하는 방법에 대한 예가 몇가지 있는데요
Ex) I need to schedule next month's team meeting.
예) 다음달 팀 미팅을 잡으려고 합니다.
I'd like to set up a meeting for next week.
다음주에 회의를 잡고 싶습니다.
I'm trying to arrange a meeting for sometime next week.
다음주 중에 회의 잡으려고 합니다.
I want to find a time for us to meet.
만날 수 있는 시간 확인하고 싶습니다.
>> Notice the verbs we can use with the word meeting.
Schedule, set up, and arrange.
회의에 사용할 수 있는 단어를 확인합시다.
스케줄, 셋업, 어레인지, 모두 일정을 잡다 라는 표현입니다.
Then we need to try to organize the time.
이제 우리는 시간을 잡으려고 노력해야 합니다.
In this case, Eric chose a date and time, and asked if this would be okay.
이 사례에선, 에릭은 날짜와 시간을 정하고나서 이 날짜와 시간이 괜찮은지 묻고 있습니다.
Here are some phrases you could use to suggest a time and then check.
시간을 제안한 다음 확인하는데 사용할 수 있는 몇몇 표현들이 있는데요, 살펴보자면,
>> I'd like to propose Monday, May 2nd at 10 a.m.
5 월 2 일 월요일 오전 10 시로 하고 싶습니다.
여기서 잠깐, 영어에서는 이렇게 날짜, 요일, 시간이 나올 때,
말하는 순서는 먼저 요일부터! 그리고 날짜! 그리고 마지막 시간! 순으로 말하니깐 기억하시구요.
물론, 순서 바꿔서 말해도 다 알아듣고 문제는 없으나, 그 사람들 관습을 따라야겠죠?
계속 표현 살펴보면
How about Thursday afternoon at 2:00?
목요일 오후 두시 어때요?
Would Wednesday at 9:00 work for everyone?
수요일 9 시 모두 괜찮나요?
여기서 또 잠깐!
시간 work for 사람 이란 표현으로 몇시가 괜찮나요? 를 표현합니다.
월요일 2 시 괜찮나요?
2 pm Monday is ok? 이렇게 해도 다 통합니다. 그러나, 이젠 우리 멋들어진 표현 배웠으니,
Would Monday afternoon at 2:00 work for you? 라고 이제 사용하자구요.
“시간 work for 사람” 이 표현 꼭 기억하세요!
그럼 계속 다음 내용을 살펴보면,
>> Sometimes you might want to give some choices and ask which one people prefer.
때론 여러분은 선택지를 주고 어느 것을 선호하는지 묻고 싶을 때도 있으실 겁니다.
>> Here are some options, let me know what you think.
여기 이를 위한 몇가지 옵션이 있는데, 여러분이 생각하는 걸 한 번 말해보세요.
Which of these days and times work for you?
여기 날짜와 시간 중 어느 것에 가능하신가요?
Let me know which of these dates you prefer.
여기 날짜 중에 선호하시는 날짜를 알려주세요.
>> Also you could ask people to give you suggestions of the best time.
또한, 여러분이 사람들에게 가장 최적의 시간을 제시하라고 요청할 수도 있겠죠.
그럴 때는 이렇게 이메일에 적어보시면 됩니다.
>> Please let me know when you are available.
언제가 가능한지 말씀해주세요.
When is a good time for you?
언제가 가장 좋으신가요?
Can you give me some times when you are free?
비는 시간들 말씀해주실래요?
>> Of course, asking for suggestions is more complicated, because all of you need to agree on the best time.
물론, 여러분 모두가 최적의 시간에 동의해야 하기 때문에, 제안을 요청하는 건 더 복잡한 일이죠.
It's also a good idea to give people a deadline for letting you know about the date.
그러기에, 사람들에게 그 날짜를 알려달라고 기한을 주는 것도 좋은 생각입니다.
이렇게 말이죠
>> Could you let me know by tomorrow if that doesn't work for you?
이 시간이 가능한지 내일까지 알려주시겠습니까?
>> We use, by a time, to say that we want something done before that time.
Once the time has been arranged, we need to decide on the location.
시간이 정해지면, 장소도 정해야 합니다.
You'll need to think about how many people will be there and also what equipment will be needed.
여러분은 몇명이 회의 장소에 있을지, 어떤 장비가 필요할지에 대해 생각하셔야 합니다.
You should also decide what handouts are necessary.
또한 회의할 때 어떤 자료를 나누어 주어야 할지도 결정하셔야겠죠.
In our example, Eric has decided that the large conference room on the fourth floor is best because it has a data
projector and a flip chart.
우리가 보고 있는 사례에선, 에릭은 데이터 프로젝터와 플립차트가 있는 4 층에 있는 큰 회의실이 최고라고
생각하여 결정했습니다.
So now we know the kind of meeting, the time, the location, the attendees, and what equipment is needed.
그러면 이제, 미팅 종류, 시간, 장소, 참석자들, 필요한 장비를 이제 모두 알게되었네요.
The next step is to prepare the agenda.
다음 단계는 아젠다를 준비하는 것입니다.
아젠다 준비하는 것은 다음 강의에서 설명드리겠습니다.
빠이!